27/09 Oudercafé

OUDERCAFÉ "Vrijwilligers werven, een koud kunstje?"
- dinsdag 27 september 2011 -

Onthaal. Verwelkoming en inleiding door Geert Watteyn.
Enige toelichting bij het verloop van de avond.

De voorzitter van de Oost-Vlaamse VCOV-federatie, verwelkomt de aanwezigen en stelt Nathalie Winters voor. Zij is de coördinator voor de Limburgse federatie en -voor de gelegenheid- ook de vervanger van Ruth die tot 31 december ouderschapsverlof opneemt.

Geert wijst op de zorg die ouderverenigingen dienen te besteden aan de recrutering van nieuwe ouder-vrijwilligers wil de vereniging niet aan bloedarmoede en gebrek aan vernieuwende ideeën ten onder gaan, kortom, wil de continuïteit van de vertegenwoordiging van de oudergeleding op de school verzekerd zijn.

Nathalie geeft enige toelichting bij het verloop van de avond. Er worden 5 groepjes gevormd aan wie gevraagd wordt hun ervaringen rond een vijftal items (te nemen stappen) i.v.m. ouderrecrutering aan te brengen, die te bespreken en te noteren.

De groepjes zijn ingedeeld en gaan hun gang

Stap 1
- Identiteit
 hoe zie je jezelf als organisatie ?
- Imago
 welk beeld heeft ‘de omgeving’ van je ouderraad ?
 in welke mate is je ouderraad bekend ?
- Maak een sterkte-zwakte-analyse
 wat gaat goed ?
 wat verloopt moeilijk ?

> Oudervereniging is er voor alle kinderen en ouders
> De ouderraad is het klankbord van alle ouders
> Ook op beleidsvlak telt de mening van ouders
> Uitwisseling tussen school en ouderraad (input leerkrachten – ouderraadleden)
> Zorg voor een positieve uitstraling: de ouderraad is een positieve, vriendelijke en geëngageerde bende
> Zorg ervoor dat alle ouders weten wie het aanspreekpunt is

Stap 2
- Bepaal je wervingsdoel
- Beschrijf de geknipte vrijwilliger

Een ideale mix:
 ‘denken’: kennis en inzicht
 ‘doen’: vaardigheden
 ‘motivatie’: willen
 ‘zijn’: houding en persoonskenmerken

> Ouders voor verschillende taken (helpende handen, schoolraad, praktische organisatie, ‘denkers’, ledenwervers, sponsorwerving, …)
> Ouders die geëngageerd zijn, open geest hebben, een positieve uitdaging willen aangaan, creatief zijn, constructieve bijdrage willen leveren, durven
> Diversiteit benadrukken: vaste ouderraadleden, maar ook helpende handen, meewerken in werkgroepen,…
> ‘Databank’ maken van helpers voor de verschillende activiteiten (wie is vrij om te helpen tijdens een weekdag)

Stap 3
Verpak en verspreid je wervingsboodschap
- boodschap: inhoud en vorm
- communicatiekanalen: mondeling, (eigen) publicaties, media, …

> Wie? Positief ingestelde mensen (We want you!)
> Wat? ons ouderteam sterker maken
> Waarom? Gezelligheid, ambiance, meerwaarde, return: respect en appreciatie
> Vergeet niet om de vrijwilligers te bedanken
> Gebruik verschillende communicatiekanalen tegelijk: voorstellingsfolder, uitnodigingsbrief, affiche, spandoek aan schoolpoort, website en mailtjes, smartschool, infostand met foto’s, oproep op oudercontact, facebookpaginav
> via een koffiemoment bij het begin van het schooljaar: 1 september krijgen alle ouders een tasje koffie aan de schoolpoort
> ‘De beste reclame gaat van mond tot mond’: mensen aanspreken werkt het beste
> Leerkrachten engageren om reclame te maken voor de oudervereniging

Stap 4
Wie doet wat wanneer?
 stel je actieplan concreet op.

> Duidelijke afspraken maken
> Draaiboek maken

Stap 5
Evalueer en stuur bij:

- Evaluatie wervingsplan
 hoe zijn de acties verlopen?
 hebben we vrijwilligers geworven?
- Formuleer actiepunten
- Pas je wervingsplan aan

> Speels, via gesprek met kinderen
> Reacties meten: concrete cijfers: ledenaantal gestegen? Zijn we beter bekend? Zijn er meer ouders op de activiteiten?
> Vraag feedback aan de (nieuwe) leden na de (eerste) vergadering !

presentatie van al die hersenspinsels,

en discussie in plenum

ook de afficheontwerpers zijn al aan het werk geweest...

Quotes uit het grote VCOV-boek van de Oost-Vlaamse Federatie:

• "Zeer leerrijk en leuke avond!!", Lieve en Martine, Sint Pietersbasisschool
• "Het eerste kennismakingsrondje met VCOV…, handvaten ten over, werkbaar voor plaatselijke ouderraad!", Ilse
• "Heel veel opgestoken deze avond.", Nico, Het Ooievaarsnest Assenede
• "Ik ga dat onderzoek “hoe werven’ voorstellen aan onze ouderraad.", Christine
• "Een fijne avond waarbij we vele meningen en ideeën hebben gewisseld.", Rosa Evelyna
• "Leuke avond en goede ideeën.", Ann-Sofie
• "Leuke, positieve ervaring."
• "Gelijk altijd enorm interessant.", Theo, ‘Het Ooievaarsnest’
• "Vele ideeën, goede babbel, veel te kort."
• "Heel positief om de theorie onmiddellijk in de praktijk te zien! Originele manier om mensen direct samen aan het werk te krijgen! Interessante tips om wat meer mensen warm te krijgen.", Basisschool OLV Visitatie Mariakerke
• "Zoals vorige keren veel bijgeleerd.", Isabelle Crul

Conclusie:

Veel ouderverenigingen/ouderraden zitten -ook anno 2011- met opstart- e/o continuïteitsproblemen. Deze materie blijft actueel. Het oudercafé blijft een zeer nuttig medium om een babbel te doen met andere ouders en hierbij ervaringen en ideeën uit te wisselen. Alweer geslaagd deze keer.

De tevredenheid over het oudercafé was goed tot zeer goed.
Goed bevonden werd vnl.: interactie, groepsdiscussie (gemengde groepen), ideeën uitwisselen, tips ledenwerving.

WENS JE MEER INFO OVER WERVEN?
Surf naar: www.vcov.be.
Gebruik de zoektermen ‘werven’ en ‘ledenwerving’.
en ga kijken in de rubrieken ‘1001 ideeën’ (frontpagina) en bij het ‘kant-en-klaar materiaal’ en bij ‘101 goede praktijkvoorbeelden’ (ouderinfotheek).

WENS JE KANT-EN-KLAAR MATERIAAL OM OUDERS AAN TE TREKKEN?
Surf naar: www.vcov.be.
Klik links op de rubriek ‘ouderinfotheek’, klik dan op ‘kant-en-klaar materiaal’.
Gebruik hier de zoekterm ‘week van de oudervereniging’.

En je kan onderstaand materiaal downloaden:
- verschillende voorbeelden van uitnodigingen,
- voorbeeld schoolkalender,
- voorbeeld uitnodiging startvergadering,
- voorbeeld voorstellingsfolder,
- voorbeeld quiz over ouderraad,
- power point om oudervereniging voor te stellen.

Fotografie, samenstelling en eindredactie van deze pagina werd verzorgd door Luc Bauwens (lid stuurgroep Oost-Vlaanderen). Reacties? Mail hem, klik daarvoor hier.

------------------------------------

Verslag van andere info-, vormings- en ontmoetingsactiviteiten dit schooljaar: